ما هو نظام إدارة التدريب TMS؟ مناسب لمن؟ وكيف يختلف عن الـ LMS وERP؟
فريق تمكين
قراءة في 5 دقائق
باختصار
نظام إدارة التدريب TMS هو البرنامج الذي يدير تشغيل التدريب الحي او المتزامن: المجموعات، ومواعيد المحاضرات، والمدربين، والقاعات، والحضور. ويناسب مراكز ومعاهد التدريب التي تقدم دورات بمجموعات وعدة مدربين. ويختلف عن LMS الذي يدير المحتوى والاختبارات، وعن ERP الذي يدير المحاسبة وموارد المؤسسة.
في هذا المقال
قد لا تسمع اختصار TMS كثيراً، ولكن قد تسمع وتقراء عن حلول الـ LMS و الـ ERP العديدة المتاحة، ما هو الـ TMS وما الفرق بين ال 3 انواع؟
ما هو نظام إدارة التدريب Training Management System (TMS)؟
نظام إدارة التدريب TMS هو برنامج يدير التشغيل للتدريب الحي او المتزامن: المجموعات، ومواعيد المحاضرات، والمدربين، والقاعات، والحضور، والتقارير.
أي كل ما يحتاج إلى تنسيق حتى تبدأ المحاضرة في موعدها، مع المدرب المناسب، وأمام متدربي المجموعة. ويعرفه البعض باسم برنامج إدارة مراكز التدريب. وTMS اختصار للاسم الإنجليزي Training Management System، والنظام مبني لإدارة التدريب الحي مع مدرب، كما في تعريفه على ويكيبيديا.
ماذا يدير نظام إدارة التدريب في مركزك؟
من لحظة تسجيل المتدرب في دورة حتى آخر محاضرة في مجموعته، يمر كل ما يحتاج إلى تنسيق عبر نظام إدارة التدريب. وأهم ما يديره:
- المجموعات: إضافة المجموعات بمستوياتها ومواعيدها، وتوزيع المتدربين عليها، وقوائم الانتظار للمجموعات التي لم تبدأ بعد.
- المواعيد والقاعات: جدولة المحاضرات مقدماً، ومنع تعارض موعدين لمدرب واحد أو في قاعة واحدة.
- المدربون: تخصص كل مدرب ودوراته ومواعيد عمله الأسبوعية، فتعرف من منهم متاح لمجموعة جديدة.
- الحضور: تسجيل حضور كل محاضرة، ونسبة حضور كل متدرب، ومتابعة الغياب المتكرر.
- التنقل بين المجموعات: نقل متدرب من مجموعة إلى أخرى، أو تأجيل تدريبه، دون أن يضيع ما سبق.
- التقارير والفروع: نسبة الحضور، والأماكن المتاحة، والمجموعات التي تبدأ هذا الشهر، لكل الفروع في مكان واحد، بدلاً من جدول Excel في كل فرع.
يوم في مركز يعمل بنظام TMS
الساعة العاشرة صباحاً. تتصل متدربة بمنسقة التشغيل وتطلب الانتقال إلى مجموعة مسائية، لأن مواعيد عملها تغيرت. تفتح المنسقة النظام، فترى المجموعات المسائية في المستوى نفسه، وعدد الأماكن المتاحة في كل منها. ثم تقوم بنقل المتدربة أثناء المكالمة، ويبقى حضورها السابق في ملفها.
بعد ساعة، يعتذر مدرب عن محاضرة الخميس. تبحث المنسقة عن مدرب آخر يقدم الدورة نفسها ومتاح في الموعد نفسه، فتجد اثنين، وتقوم بتعديل المحاضرة، ويصل التعديل إلى المتدربين.
ودون نظام، يعني كل ذلك سلسلة من رسائل WhatsApp، وتحديث عدة ملفات Excel، على أمل ألا ينسى أحد خطوة.
هذا النظام مناسب لمن؟
إذا كان مركزك يقدم دورات live بمجموعات ومواعيد وعدة مدربين، فنظام إدارة التدريب مبني لمراكز مثل مركزك. وهذا يشمل مراكز التدريب، ومراكز اللغات، والأكاديميات، ومعاهد التدريب المهني والتقني، وشركات التدريب التي تقدم دوراتها للشركات الأخرى. ويعمل عليه فريق التشغيل والاستقبال أغلب اليوم، وتتابع منه الإدارة التقارير والفروع.
اذا كان عملك يطابق التالي فغالباً تحتاج لنظام TMS:
- أكثر من مجموعة تدريبية خلال نفس الفترة، ومتدربون ينتظرون مجموعات جديدة لبدء التدريب.
- مدربون بمواعيد عمل مختلفة، ومع كل مجموعة جديدة تسأل: من منهم متاح؟
- قاعات مشتركة بين أكثر من مجموعة، وأي تغيير في موعد قد يسبب تعارضاً.
- حضور له أثر في تقييم المتدرب، أو في حساب مستحقات المدرب.
متى لا تحتاج إلى نظام إدارة التدريب؟
إذا كنت تبيع دورات مسجلة يشاهدها المتدرب في الوقت الذي يناسبه، فلا توجد مجموعات ولا مواعيد لتنسيقها، ويكفيك نظام LMS. وإذا كنت مدرباً تعمل وحدك، فسيكون نظام كهذا أكبر من احتياجك. وإذا كانت مؤسستك مدرسة أو جامعة، أو تقدم دبلومات طويلة بفصول ومواد دراسية، فهذه تعمل بأنظمة أخرى مبنية للفصول الدراسية والمواد، لا لمجموعات الدورات.
ما الفرق بين نظام إدارة التدريب وLMS وERP؟
نظام إدارة التدريب يدير ما يحدث حول المحاضرة نفسها من تنظيم وإعداد: من يحضر، ومتى، وأين، ومع أي مدرب. أما نظام إدارة التعلم LMS فيدير عملية التعلم نفسها: المحتوى، والاختبارات، والواجبات، وتقدم كل متدرب. واحد يغطي التشغيل والتنسيق، وآخر يغطي التعليم!
أما نظام الـ ERP، أو نظام تخطيط موارد المؤسسات، فهو يدير موارد المؤسسة كلها: المحاسبة، والمشتريات، وشؤون الموظفين والرواتب وغيرها. ولا يتقاطع في عمله ومهامة مع نظام الـ TMS إلا في الجوانب المالية لعمليات التدريب.
من خبرتنا مع مراكز التدريب، أكثر الأخطاء التي نراها هي أن يبدأ المركز بنظام LMS وحده، أو بنظام CRM وحده، دون أن يعرف حدود هذه الأنظمة في أعمال التشغيل والتنسيق.
ولذلك نصيحتنا لكل من يفتح مركز تدريب: ابدأ بالتشغيل، أي بنظام الـ TMS اولاً، ثم اربط به المبيعات (نظام CRM) والتعلم (نظام LMS). فكل متدرب يقوم فريق المبيعات بتسجيله يحتاج إلى مجموعة، وكل محتوى في التدريب الحي يحتاج إلى مجموعة لها مواعيد ومدرب.
تمكين تقدم لك منصة متكاملة لمؤسسات التدريب العربية، مبنية على هذا الترتيب: نظام إدارة التدريب TMS هو الأساس، ومعه أنظمة إضافية، منها المبيعات CRM وأدوات التعليم LMS.
أسئلة شائعة
هل الـ TMS مناسب لإدارة التدريب الأونلاين؟
نعم، إذا كانت التدريب حي \متزامن مع مدربين من خلال أدوات مثل Zoom، ومدرب متاح، وتسجيل حضور، مثل المجموعة التي تجلس في القاعة تماماً. وحين يرتبط النظام بأداة الاجتماعات، يمكن أن يقوم بتجهيز الاجتماع وتسجيل الحضور بنفسه، كما في إدارة المحاضرات الأونلاين مع Zoom وTeams.
كيف أعرف أن النظام الذي أجربه نظام إدارة تدريب فعلاً؟
جرب عليه أربع مهام تتكرر يومياً، مثل:
- إضافة مجموعة جديدة بمواعيدها، والتأكد من أن النظام يمنع تعارضها مع مدرب أو قاعة.
- نقل متدرب من مجموعة إلى أخرى دون أن يضيع حضوره أو مدفوعاته.
- معرفة نسبة حضور متدرب خلال الشهر دون حساب يدوي.
- معرفة عدد الأماكن المتاحة في مجموعات مستوى معين هذا الشهر.
وإذا احتاجت أي مهمة منها إلى ورقة Excel بجانب النظام، فهو لا يقوم بعمل TMS كاملاً.
هل يعني نظام إدارة التدريب التوقف عن استخدام WhatsApp وExcel؟
لا. يبقى WhatsApp قناة للتواصل مع المتدربين (لأن هذا هو الغرض الأساسي) ويمكن أن يقوم النظام بإرسال التذكيرات عبره تلقائياً. ويبقى Excel مفيداً لتصدير البيانات والتقارير. الفرق أن الاثنين يعملان حول النظام، بدلاً من أن يكونا النظام نفسه: فلا تبقى مواعيد المجموعات في محادثة WhatsApp، ولا كشف الحضور في ملف على جهاز موظف واحد.
ما هي حلول الـ TMS المتاحة؟
للأسف عدد انظمة الـ TMS على مستوى الوطن العربي محدود للغاية، مقارناً مثلاً بعدد انظمة الـ LMS (والتي من اشهرها Moodle و Canvas و Google Classroom و Blackboard Learn وغيرهم المئات. نحن في تمكين بدءنا بتقديم حلول الـ TMS في الوطن العربي منذ 2013، ونؤمن اننا نوفر افضلها حالياً بعد سنوات من التطوير والتعلم والتجارب. إذا كنت تبحث عن TMS فبالتأكيد تمكين يستحق التجربة.